Информационное письмо о группе компаний образец

Информационное письмо о группе компаний образец

Информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.

Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

Обязательно или нет

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

  • информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
  • мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
  • повышают имидж компании.

Кто составляет информационное письмо

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:

  • начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
  • заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Письма могут быть:

  • конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
  • отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Общие правила для всех писем

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

Что в письме допускать запрещено

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Основные моменты и образец составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

  1. Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
    • дата его составления,
    • реквизиты отправителя и получателя,
    • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
    • Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
    • Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
    Читайте также:  Размер кухни в брежневке в метрах

    Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

    Как оформить информационное письмо

    К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

    Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

    Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

    Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

    При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

    Как отправить письмо

    Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

    1. Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
    2. Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
    3. Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.

    Информационное письмо

    Информационное письмо (устар. циркулярное письмо) – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

    Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организа-циям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться от-дельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

    Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информацион-ные письма подписываются руководителем организации.

    Информационное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными рекви-зитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

    Пример оформления информационного письма:

    Письмо-извещение

    Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприя-тиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

    Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в про-водимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

    Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

    Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руко-водителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения мо-гут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

    Читайте также:  Должно ли защитное стекло закрывать камеру

    Письмо-извещение оформляется на бланке письма.

    Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат« оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

    Обязательными реквизитами письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

    Пример оформления письма-извещения:

    Письмо-приглашение

    Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.

    Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному дол-жностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

    Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!».

    Пример оформления письма-приглашения:

    Письмо-уведомление

    Письмо-уведомление — служебное письмо, содержащее официальную информа-цию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извеще-нию или приглашению.

    Пример оформления письма-уведомления

    Письмо-сообщение

    Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

    Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

    Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

    «Доводим до Вашего сведения, что…»;

    «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

    Письмо-сообщение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

    Пример оформления письма-сообщения

    Письмо-предложение

    Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партне-ру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение(оферта).

    Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

    Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информа-цию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информа-цию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

    В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:

    — Мы рады предложить (рекомендовать) Вам. ;

    — Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;

    — Ставим Вас в известность, что. ;

    — Надеемся на дальнейшее сотрудничество. .

    Письмо-предложение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизи-тами письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

    Пример оформления текста письма-предложения:

    Информационное письмо образец составления

    Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

    Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

    Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

    Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

    • подчиненным;
    • коллегам;
    • партнерам;
    • клиентам;
    • потенциальным клиентам.
    Читайте также:  Аванс по лизингу у лизингополучателя проводки

    На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

    1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
    2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
    3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
    4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
    5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

    Виды информационных писем: 5 готовых образцов

    Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

    Извещение (уведомление)

    Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

    • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
    • смена реквизитов;
    • смена юридического или фактического адреса;
    • подготовка к проведению инвентаризации;
    • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

    Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

    Подтверждение намерений

    Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

    Разъяснение

    Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

    Напоминание

    В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

    Рекламное письмо (коммерческое предложение)

    При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

    Ссылка на основную публикацию
    Изолированный стояк гвс что это
    Изолированные стояки ГВС Многоквартирные дома оборудованы вертикальными трубопроводами для подачи потребителям горячей воды, которые называются – изолированные стояки. Конструктивно они...
    Заявление об отказе от инн образец
    Заявление об отказе от инн образец Как верующему человеку отказаться от ИНН Из текста “вразумительного”сообщения МНС РФ Священному Синоду РПЦ...
    Изолированный стояк гвс что это
    Изолированные стояки ГВС Многоквартирные дома оборудованы вертикальными трубопроводами для подачи потребителям горячей воды, которые называются – изолированные стояки. Конструктивно они...
    Информационное письмо в фсс образец
    Действующие письма ФСС РФ 2019 Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 - 2019 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при...
    Adblock detector